ÜberblickAblaufSammelbestellungStatistikHinweise & TippsDownload-Material für Schul- und Kitafotografen

Bei großen Fotoaufträgen an Schulen oder Kindergärten soll Ihnen unsere QR-Code-Funktion die Arbeit erleichtern: Sie fotografieren mit CodeCards und unser System sortiert die Fotos automatisch. Gleichzeitig bekommt jedes Kind einen Zugangscode zu seiner Galerie, der die sensiblen Daten angemessen schützt. Zudem generieren Sie mit Pictrs per Klick ganz bequem KidCards für alle Kinder: Eine Anleitung, wie und wo die Eltern die Fotos einsehen und bestellen können. 
Seit Herbst 2018 haben wir den Ablauf für Schul- und Kitafotografie optimiert. Sie haben eine Anregung dazu? Dann schreiben Sie uns, Ihr Feedback ist uns wichtig.

Alle Informationen dazu sowie Hinweise und Tipps zur Fotografie und Akquise an Schulen und Kindergärten, zum richtigen Umgang mit dem Thema Datenschutz und wie Sie erfolgreich Ihre Fotos online verkaufen finden Sie hier im kostenlosen Pictrs-Guide für Schul- und Kindergartenfotografie (PDF). Prädikat: Lässt keine Fragen offen ... :) 

Überblick

Im Menüpunkt "Schulen & Kitas" in Ihrem Verwaltungsbereich wird jeder Auftrag als eigenes Projekt abgelegt. Neu ist hierbei, dass Sie Schritt für Schritt durch den Arbeitsablauf geführt werden, damit Sie den Überblick behalten.
Unter "Schulen & Kitas" können Sie Projekte anlegen und finden eine Übersicht der bisher erstellten Projekte:

Der Fortschritt eines Projekts wird Ihnen Schritt für Schritt angezeigt. Beim Klick auf den Namen des Projekts öffnet sich die Detailansicht. Anhand der grünen Häkchen sehen Sie, was Sie schon erledigt haben und welche Schritte als nächstes folgen:

Neben dem Tab "Fortschritt" finden Sie die Eigenschaften eines Projekts (Name, Preise, Beschreibung) sowie Zahlen zur Statistik (Verkäufe und Aufrufe). Des weiteren haben Sie die Möglichkeit, Sammelbestellungen zu ermöglichen und ein Wasserzeichen zu gestalten. 

Der Ablauf: Schritt für Schritt zum erfolgreichen Projekt

1. Projekt anlegen

• Benennen Sie das Projekt mit dem Namen der Schule oder des Kindergartens. 
• Wählen Sie eine Preisliste für Portrait- und für Klassenfotos.*
• Speichern Sie Ihr Projekt.

Jetzt erscheint Ihr Projekt in der Übersicht Ihrer Schul- und Kitaprojekte.
Öffnen Sie das Projekt und folgen Sie dem weiteren Ablauf Schritt für Schritt.

*Dieser Schritt ist an dieser Stelle optional und kann jeder Zeit nachträglich angepasst werden.

2. CodeCards drucken

• Klicken Sie im Projekt auf den Arbeitsschritt "CodeCards drucken".
• Hinterlassen Sie die nötigen Informationen (Name der Schule oder Kita, Anzahl der benötigten Cards)
• Die Anzahl der CodeCards entspricht dabei der Anzahl der Kinder, die Sie fotografieren (pro Kind eine CodeCard)
• Wählen Sie aus, ob sie eine extra Seite mit der Übersicht aller gedruckten CodeCards benötigen
• Möchten Sie eine Einverständniserklärung für die Eltern auf der CodeCard?
• Möchten Sie einen eigenen Text hinterlassen?
• Klicken Sie auf "PDF generieren".
• Drucken Sie die CodeCard-PDF aus. (Wir empfehlen A4 oder A5, damit das System beim automatischen Sortieren die einzelnen Codes gut erkennt.)

3. Fotografieren in der Schule oder im Kindergarten

• Fotografieren Sie zunächst eine CodeCard.
• Fotografieren Sie ein Kind so oft wie gewünscht.
• Diesen Ablauf wiederholen Sie für jedes Kind: Die CodeCards fungieren als Trenner zwischen den Kindern.
• Schießen Sie die Klassenfotos wie gewohnt. Hierfür brauchen Sie keine CodeCards.

Sie wollen Geschwisterfotos machen oder Fotos von befreundeten Kindern?

Kein Problem! Das System erkennt bis zu sechs QR-Codes auf einem Foto und kann diese Bilder den einzelnen Kindern zuordnen. 
Sie gehen wie folgt vor:

• Schießen Sie ein Foto, auf dem alle CodeCards der beteiligten Kinder deutlich zu erkennen sind.
• Fotografieren Sie im Anschluss die kleine Gruppe (maximal sechs Personen).

Und nach dem Shooting?

Sie entscheiden, ob Sie den Kindern die CodeCards mit nach Hause geben möchten oder ob Sie diese wieder einsammeln. 

• Auf den CodeCards finden Eltern bereits den Link zur Galerie Ihres Kindes: Bis zur Veröffentlichung der Galerie kann beim Aufrufen des Links eine E-Mail-Adresse hinterlassen werden. Eltern, die sich vormerken lassen, werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald Sie die Galerie freischalten. 
• Der Zugang zu den Fotos wird den Eltern unabhängig davon über die KidCards vermittelt. Dazu später mehr.

4. Upload der Fotos & automatische Sortierung

• Klicken Sie im Projekt auf den Arbeitsschritt "Klassen/Gruppen anlegen & Bilder hochladen".
• Legen Sie die verschiedenen Klassen oder Kitagruppen an. (Beispiele: Klasse 7a oder Bärchengruppe)
• Klicken Sie die angelegte Klasse/Gruppe an und laden Sie die abfotografierten CodeCards sowie die Porträtfotos der Kinder in die Ordner.

• Klicken Sie auf den blauen Button "QR-Sortierung starten" und laden Sie nach einer Weile die Seite neu.
• Überprüfen Sie, ob die Sortierung erfolgreich war: Jedes Kind hat nun eine zugangsgeschützte Galerie.
• Laden Sie jetzt das Klassenfoto hoch: Dafür gibt es pro Klasse einen extra Button (rechts oben neben dem Upload-Bereich).
  Damit haben alle Kinder der Klasse auch Zugriff auf das dazugehörige Klassenfoto. Auch mehrere Fotos sind möglich.

5. Fotos veröffentlichen & KidCards zur Verfügung stellen

• Jetzt können Sie die Fotos veröffentlichen: Klicken Sie dazu im Projekt auf den Arbeitsschritt "Bilder freischalten". Nach Aktivieren des Buttons können die Fotos unter Eingabe des entsprechenden Zugangscodes eingesehen und bestellt werden.
• Hier können Sie auch einsehen, wie viele Eltern bereits die Galerie aufgerufen und ihre E-Mail-Adressen hinterlassen haben:

• Diese Kunden werden in dem Moment der Veröffentlichung per E-Mail darüber informiert und erhalten Zugriff zu ihrer Galerie.
• Generieren Sie im letzten Schritt die KidCards als PDF: Darauf finden Eltern eine Übersicht der Fotos ihres Kindes sowie eine Anleitung, wie sie an die Fotos gelangen. Sonderoption: Wenn Sie möchten, können Sie KidCards in der gewünschten Anzahl auch ausschließlich für das Klassen-/Gruppenfoto generieren. 
• Drucken Sie die KidCards aus (am besten A4) und übergeben Sie diese an Ihren Ansprechpartner in der Schule oder Kita.

Herzlichen Glückwunsch! Jetzt haben Sie das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Lehnen Sie sich zurück: Wir übernehmen den Rest für Sie. :)
Weitere Informationen zum Thema Bestellung und Versand finden Sie hier im Hilfe-Center. 

Sammelbestellung ermöglichen

Die Aktivierung der Sammelbestellung für eine Schule oder Kita ermöglicht das Sammeln von eingehenden Bestellungen Ihrer Kunden und den einmaligen und gebündelten Versand all dieser Bestellungen an eine definierte Adresse. So sparen Ihre Kunden die Versandkosten und Sie können die Fotos direkt in die Schule oder zu sich schicken lassen. Bitte beachten Sie: Sammelbestellungen gelten NICHT projektübergreifend. Eine Sammelbestellung wird immer für ein Projekt definiert.

Für eine Sammelbestellung definieren Sie: 

• Lieferadresse für die Sendung mit allen Bestellungen
• Einen Text, der Ihren Kunden angezeigt wird (optional)
• Ein Datum, bis wann Sammelbestellungen eingehen müssen
• Einen Preis, den Sie für diesen Service berechnen (optional)

Nach Beenden der Frist für Sammelbestellungen, können Sie Ihre Kund*innen automatisch per E-Mail darüber informieren, dass die Fotos bald abholbereit sind. Wir haben hierzu im Tab "Sammelbestellungen" eine Vorlage, die Sie nach Belieben anpassen können.

Statistik

In der Übersicht Ihrer Projekte können Sie mit einem Klick sehen, wie viel Umsatz bzw. Verdienst ein Projekt generiert hat. Klicken Sie dazu einfach auf das Statistik-Icon neben dem Stift.

Wenn Sie ein Projekt öffnen, finden Sie in diesem Tab verschiedene Daten zur Auswertung eines abgeschlossenen Projekts, zum Beispiel das Erstelldatum, die Aufrufe der zugehörigen Galerien oder eine Übersicht Ihrer Einnahmen. Sie können auch anhand der E-Mail-Adressen einsehen, wer eine Bestellung (noch nicht) bezahlt hat.

Hinweise & Tipps für Schul- und Kitafotografen

Preise einstellen: Unterschied für Klassenfoto, Porträtgalerien und einzelne Galerien möglich

Im Menüpunkt "Eigenschaften" können Sie einstellen, welche Preisliste für das Projekt gilt. Hier können Sie auch zwischen Klassenfotogalerien und Porträtfotos eines Kindes unterscheiden: Zum Beispiel, wenn das Klassenfoto nicht als Download zur Verfügung stehen soll, das Porträtfoto allerdings schon. 

Für eine einzelne Galerie innerhalb eines Projekts können Sie ebenfalls eine eigene Preisliste hinterlegen. Zum Beispiel, wenn Sie diese Galerie einem Lehrer zur Verfügung stellen möchten, der einen Vorzugspreis gegenüber den Eltern bezahlen soll. Dafür gehen Sie in der entsprechenden Galerie auf "Bearbeiten" und nehmen diese Einstellung im Tab "MEHR" vor.

Grundwissen zum Thema Preislisten finden Sie hier im Hilfe-Center.

Bieten Sie Sparpakete an

Bieten Sie als Schul- und Kindergartenfotograf Ihren Kunden lukrative Sparpakete an. Diese Paket können Sie selbst erstellen und Ihren Kunden somit die Mappen aus der "alten Zeit" online anbieten.

Vorteile:

• mit Mindestbestellwert kombinierbar: sichert Ihnen einen Mindestumsatz
• Kunden bekommen Ersparnis im Vergleich zum Kauf der Einzelprodukte angezeigt: regt unschlüssige Kunden zum Bestellen an
• das Klassenfoto ist optional automatisch enthalten
  

Informationen zu Paketen finden Sie in der Hilfe-Center-Rubrik Produktpakete.

Welche Produktpakete Sie in den Preisen eines Projekts aktiviert haben, sehen Sie in den "Eigenschaften". Falls Sie Pakete zu unterschiedlichen Preisen anbieten, sind diese für eine bessere Übersicht rot markiert. Damit ein Paket aus mehreren Galerien befüllt werden kann, ist es wichtig, dass das Paket in allen geltenden Preislisten zum gleichen Verkaufspreis aktiv ist.

Festpreis: Download aller Einzelporträts + Klassenfotos möglich

In den Detaileinstellungen einer Preisliste können Sie einen Festpreis hinterlegen, zu dem die Eltern alle Fotos ihres Kindes als Download bekommen. Die E-Mail mit den Fotos geht den Kunden dann nach Zahlungseingang zu. Sollen die Klassenfotos im Preis enthalten sein? Das können Sie selbst entscheiden.

Fotos, die einen QR-Code enthalten, sind nur für Sie sichtbar

Die Fotos, auf denen ein QR-Code zu sehen ist, bleiben auch nach der Sortierung in der Kompaktansicht der QR-Galerien erhalten. Sie erkennen sie auch an dem roten QR-Symbol in der oberen Ecke. Diese Fotos sind nur für Sie als Shopbetreiber sichtbar. Wenn Ihr Kunde die gewünschte Galerie aufruft, sieht er diese Fotos nicht.

Beschreibungstext für Projekt: in allen Galerien sichtbar 

Im Menüpunkt "Eigenschaften" eines Projekts können Sie einen Beschreibungstext eingeben. Dieser wird dann beim Aufrufen aller Galerien dieses Projekts angezeigt. Das ist zum Beispiel sinnvoll, um auf Angebote hinzuweisen oder um mögliche Fragen im Vorfeld zu klären. Sie möchten die Galerien nur für einen begrenzten Zeitraum zugänglich machen? Dann weisen Sie am besten auf ein Verfallsdatum der Galerien hin.

Namen auf CodeCards: nicht zwingend nötig, aber manchmal sinnvoll

Auf der CodeCard gibt es die Möglichkeit, den Namen des fotografierten Kindes einzutragen. Das ist eine Option, allerdings für unser System nicht notwendig. Es kann in manchen Fällen dennoch nützlich sein, den Namen des Kindes auf der CodeCard einzutragen. 

Zum Beispiel wenn ...

• ... Kinder ihre CodeCards nach der Fotosession in der Schule verlegt haben, aber mit nach Hause nehmen wollen. So kann die Card dem Kind leicht zugeordnet werden.
• ... Sie den Kindern die CodeCards mit nach Hause geben und Eltern im Anschluss eine Frage zu den Fotos ihres Kindes haben. In der Verwaltungsansicht der Galerie sehen Sie dann auf den abfotografierten CodeCards den Namen des Kindes und können die Anfrage schneller zuordnen.

KidCards sinnvoll nutzen

• Wenn Sie in Ihrem Projekt KidCards generieren, wird für jedes Kind eine eigene Seite erstellt. Das PDF zum Ausdrucken besteht also aus KidCards für alle Kinder der Klasse. Die ausgedruckten A4-Blätter können Sie gesammelt in der Schule oder Kita abgeben oder einfach per Post an die Einrichtung schicken. Die Lehrpersonen können diese dann an die entsprechenden Kinder verteilen.  
• Nach einiger Zeit können Sie KidCards für eine spezielle Zielgruppe erstellen lassen: für Kinder, aus deren Galerien noch nicht bestellt worden ist. Erinnern Sie die Eltern auf diese Weise noch einmal daran, dass die Fotos der Kinder nur noch kurze Zeit verfügbar sind und wie sie zu den Fotos gelangen.
• Hinterlassen Sie wichtige Hinweise für die Eltern auf den KidCards, z. B. das Verfallsdatum der Galerie, Rabattaktionen oder ähnliches.

Schülerausweise / Lehrerausweise anbieten

Das Produkt "Schülerausweis" haben wir nun auch im Sortiment. Wir können Ihnen den Verkauf ermöglichen, wenn die Schule, an der Sie fotografieren dies wünscht. Hier ist das Vorgehen wie folgt: Sie laden sich unsere kostenfreie Vorlage herunter und bearbeiten diese entsprechend. Schicken Sie uns die fertige Vorlage (ohne den Platzhalter für das Foto) per E-Mail an info@pictrs.com und wir setzen uns umgehend mit Ihnen in Verbindung.

Vorlage für Schülerausweis (kostenfreier Download als PSD) 

FTP-Import für Bilder nutzen

Das Importieren von Bildern einer Schule via FTP ist möglich und kein Problem. 

Sie haben 2 Möglichkeiten die Ordner zu strukturieren. Welche davon infrage kommt, hängt davon ab, ob unser System die Kindergalerien anhand der fotografierten QR-Codes automatisch erstellen soll (Normalfall) oder ob Sie die Kindgalerien bereits vorsortiert haben.

Download-Material für Schul- und Kitafotografen

Falls Sie regelmäßig an Schulen oder Kitas fotografieren, interessiert Sie bestimmt auch unser Downloadmaterial für Eltern oder unsere Vorlagen für Schulen und Kitas, die Sie gratis herunterladen und für Ihre Aufträge verwenden können. 

Anschreiben für Kitas und Schulen

Mit dieser Vorlage wenden sich Fotografen an die Ansprechpartner von Kindergärten und Schulen. Das Dokument zeigt den Entscheidern an den Einrichtungen die Vorteile der QR-Fotografie auf und dient dazu, Sie als kompetenten und vertrauenswürdigen Fotograf vorzustellen. So wissen die Zuständigen gleich Bescheid über den sicheren Umgang mit Datenschutz und die unkomplizierte Abwicklung beim Verkauf der Fotos im Onlineshop.

Vorlage Anschreiben Kitas und Schulen (Word / docx)

Aushang für Eltern in der Kita/Schule

Diese Vorlage kann in Schulen und Kitas ausgehängt werden. Sie gibt Eltern einen Überblick über den Verlauf eines Shootings und weist auf Vorteile des Verfahrens mit QR-Fotografie hin. So schaffen Sie als Schul- und Kitafotograf von Anfang an eine Vertrauensbasis zwischen Ihnen und den Eltern.

Vorlage Aushang in Kita/Schule (Word / docx)

Fotoerlaubnis Aushang/ Einverständniserklärung Eltern

Aushang bzw. Liste, mit der Sie sich von den Eltern bzw. erziehungsberechtigten Personen der Kinder die Erlaubnis einholen können, dass die Kinder fotografiert werden dürfen.

Fotoerlaubnis / Einverständniserklärung (Word / docx)

Dokument "Klassentrenner" als Hilfestellung vor dem Upload der Fotos

Sie fotografieren an einem Shootingtag mehrere Klassen oder Gruppen hintereinander? Bestimmt ist das die Regel bei einem Fotoshooting an einer Einrichtung. Um hinterher noch zu wissen, welche Kinder in welche Klasse gehören, können Sie das folgende PDF gemeinsam mit den CodeCards mehrfach ausdrucken und zum Shooting mitnehmen. Bevor Sie die Kinder der Klasse 1A einzeln fotografieren, machen Sie ein Bild vom "Klassentrenner", auf dem Sie vorher "Klasse 1A" notieren. Nach dem letzten Kind der 1A und bevor die Kinder der Klasse 2A nacheinander an der Reihe sind, fotografieren Sie einen neuen Trenner, auf den Sie "Klasse 2A" schreiben usw. Bevor Sie die Bilder in die entsprechenden Ordner in Ihren Shop laden, wissen Sie jetzt ganz genau, welche Fotos in welche Klassengalerie gehören. Praktisch, oder? 

Download Vorlage "Klassentrenner" (PDF)

Anleitung zum Bestellen im Onlineshop

In dieser Vorlage erklären wir den Eltern, wie sie die gewünschten Fotos ihres Kindes im Onlineshop bestellen können. Die Eltern bekommen alle nötigen Informationen: die URL zu Ihrem Shop, das allgemeine Vorgehen beim Bestellprozess und den Hinweis, dass die Fotos zugangsgeschützt sind. Hier können Sie natürlich noch Hinweise auf Aktionen, einen Mindestbestellwert oder das Anbieten von Produktpaketen ergänzen.

Anleitung für Eltern (Word / docx)