Überblick

Bei großen Fotoaufträgen an Schulen oder Kindergärten soll dir unsere QR-Code-Funktion die Arbeit erleichtern: Du fotografierst mit CodeCards und unser System sortiert die Fotos automatisch. Gleichzeitig bekommt jedes Kind einen Zugangscode zu seiner Galerie, der die sensiblen Daten angemessen schützt. Den Link zur Galerie erhalten die Eltern automatisch, Bestellungsabwicklung und Bezahlung läuft komplett über Pictrs. Ganz einfach, oder? :)
Weitere Informationen findest du auch hier:

• Schul- & Kitafotografie mit Pictrs auf einen Blick (PDF)
• Pictrs-Guide für Schul- und Kindergartenfotografie (PDF)
• weitere Informationen zu Schul- & Kitafotografie mit Pictrs

Alle Vorteile hier noch einmal als Clip:

Ablauf

Im Menüpunkt "Schulen & Kitas" in deinem Verwaltungsbereich wird jeder Auftrag als eigenes Projekt abgelegt. Du wirst Schritt für Schritt durch den Arbeitsablauf geführt, damit du den Überblick behältst. Unter "Schulen & Kitas" kannst du Projekte anlegen und findest eine Übersicht der bisher erstellten Projekte.

So funktioniert der Ablauf für die Schul- & Kitafotografie mit Pictrs Schritt für Schritt:

1. Projekt anlegen

• Klicke auf den Menüpunkt Schulen & Kitas + Neue Schule oder Kita anlegen.
• Benenne das Projekt mit dem Namen der Schule oder des Kindergartens.
• Wähle eine Preisliste für Porträt- und für Klassenfotos.*
• Speichere dein Projekt.

Jetzt erscheint dein Projekt in der Übersicht deiner Schul- und Kitaprojekte.
Öffne das Projekt und folge dem weiteren Ablauf Schritt für Schritt.

*Dieser Schritt ist an dieser Stelle optional und kann jederzeit nachträglich angepasst werden.
>> Mehr zum Thema Preisgestaltung erfährst du hier im Hilfe-Center

1.1 ANMELDUNG STARTEN (OPTIONAL)

a) Online-Anmeldungen der Eltern
Nach dem Anlegen des Projekts kannst du für Eltern auch die Online-Anmeldung zum Fototag ermöglichen. Den Link zum Online-Anmeldeformular kannst du dann vorab der Einrichtung kommunizieren. Die Eltern melden ihr Kind innerhalb einer bestimmten Frist online an und geben damit automatisch ihr Einverständnis für das Fotografieren. Für jede bestätigte Anmeldung wird automatisch eine CodeCard erstellt.
Hinweis: Bevor du die Online-Anmeldung startest, bitte die entsprechenden Klassen oder Gruppen im Projekt anlegen, damit die Eltern auswählen können, zu welcher Gruppe oder Klasse ihr Kind gehört.

b) Upload der Anmeldungen als Datei
Du kannst Anmeldungen, die du beispielsweise über die Einrichtung erhalten hast, im CSV-Format importieren. Für jedes Kind wird automatisch eine CodeCard erstellt.

>> Mehr zum Thema Anmeldungen hier im Hilfe-Center

2. CodeCards drucken

• Klicke im Projekt auf den Arbeitsschritt "CodeCards drucken".
• Die Anzahl der CodeCards entspricht dabei der Anzahl der Kinder, die du fotografierst (pro Kind eine CodeCard).
  
• Klicke auf "PDF generieren".
  
• Drucke die CodeCard-PDF aus.
  Wir empfehlen A4 oder A5, damit das System beim automatischen Sortieren die einzelnen Codes gut erkennt.

>> Weitere Informationen zu den CodeCards findest du hier im Hilfe-Center

3. Fotografieren in der Schule oder im Kindergarten

• Fotografiere zunächst eine CodeCard.
• Fotografiere ein Kind so oft wie gewünscht.
• Diesen Ablauf wiederholst du für jedes Kind: Die CodeCards fungieren als Trenner zwischen den Kindern.
• Schieße die Klassen- oder Gruppenfotos wie gewohnt. Hierfür brauchst du keine CodeCards.

Du willst Geschwisterfotos machen oder Fotos von befreundeten Kindern?
Kein Problem! Das System erkennt bis zu sechs QR-Codes auf einem Foto und kann diese Bilder den einzelnen Kindern zuordnen.
>> Mehr zur automatischen Sortierung von Geschwisterbildern in unseren FAQ

4. Upload der Fotos & automatische Sortierung

• Klicke im Projekt auf den Arbeitsschritt Klassen/Gruppen anlegen & Bilder hochladen.
• Lege die verschiedenen Klassen oder Kitagruppen an, wenn nicht schon geschehen. (Beispiel siehe Bild: Klasse 1 B)
• Klicke die angelegte Klasse/Gruppe an und lade die abfotografierten CodeCards sowie die Porträtfotos der Kinder in die Galerieordner.

Du möchtest die Bilder über FTP importieren?
>> Hier erfährst du, wie der FTP-Upload für Schul-& Kitafotos funktioniert

• Klicke auf den blauen Button "QR-Sortierung ...".
  Nun kannst du noch einmal überprüfen, ob die Bilder in der richtigen Reihenfolge vorbereitet worden sind, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen: Pro Kind wird mithilfe der CodeCard als Trenner eine Galerie angelegt.

• Hilf gegebenenfalls beim Vorsortieren nach und klicke im Anschluss "Sortierung jetzt starten".
  
• Überprüfe, ob die Sortierung erfolgreich war: Jedes Kind hat nun eine zugangsgeschützte Galerie. (Gegebenenfalls ist das Neuladen der Seite erforderlich.) Ist bei der Sortierung etwas durcheinander geraten? Wie du den Vorgang rückgängig machen kannst, erfährst du hier in den FAQ.
• Lade jetzt das Klassenfoto bzw. Gruppenfoto hoch: Dafür gibt es pro Klasse einen extra Button (rechts oben neben dem Upload-Bereich).
  Damit haben alle Kinder der Klasse auch Zugriff auf das dazugehörige Klassenfoto. Auch mehrere Fotos sind möglich.

5. Fotos veröffentlichen & Benachrichtigungen versenden

• Jetzt kannst du die Fotos veröffentlichen: Klicke dazu im Projekt auf den Arbeitsschritt "Bilder freischalten". Nach Aktivieren des Buttons können die Fotos unter Eingabe des entsprechenden Zugangscodes eingesehen und bestellt werden.
• Hier kannst du auch einsehen, wie viele Eltern bereits die Galerie aufgerufen und ihre E-Mail-Adressen hinterlassen haben.
• Die Eltern werden in dem Moment der Veröffentlichung per E-Mail darüber informiert und erhalten Zugriff zu ihrer Galerie. Falls du nicht möchtest, dass automatisch E-Mails an die Interessierten geschickt werden, kannst du das als Option ebenfalls beim Freischalten der Bilder auswählen.

>> Zur Checkliste: Das solltest du vor dem Veröffentlichen der Bilder überprüfen

5.1 KidCards drucken (Optional)

Falls du die E-Mail-Adressen der Eltern bereits im Shopsystem hast, erfolgen alle Benachrichtigungen für die Eltern automatisch per E-Mail. Die Nutzung der KidCards ist also optional, kann aber als zusätzlicher Kaufanreiz genutzt werden. Alternativ kannst du nach einer gewissen Zeit auch nur KidCards für die Eltern generieren, aus deren Galerien noch nichts bestellt worden ist.

Herzlichen Glückwunsch! Jetzt hast du das Projekt erfolgreich abgeschlossen. Lehne dich zurück: Wir übernehmen den Rest für dich. :)
>> Weitere Informationen zum Thema Bestellung und Versand findest du hier im Hilfe-Center
Damit die Eltern deine Fotos nicht aus den Augen verlieren, nutze am besten unsere Erinnerungen per E-Mail.
>> Weitere Informationen zu den automatischen E-Mail-Erinnerungen