Was ist eine E-Rechnung? Was bedeutet das für Sie? Welche Rechnungen sind E-Rechnungen? Was Sie prüfen sollten Und die Rechnungen an meine Kund*innen?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Buchhaltungsprogramme können sie automatisch einlesen, das Abtippen von Rechnungsnummer, Beträgen und Umsatzsteuer entfällt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, wird bis 2028 schrittweise eingeführt. Sie gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.

Was bedeutet das für Sie?

Sie erhalten die Rechnungen, die Pictrs Ihnen stellt, als E-Rechnung im Format ZUGFeRD (Profil EN 16931). Für Sie sieht alles aus wie gewohnt: Sie bekommen ein PDF, das Sie öffnen, drucken und ablegen können. In dieser PDF-Datei steckt zusätzlich eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten.

Sie müssen nichts tun. Laden Sie Ihre Rechnungen unter Guthaben & Rechnungen → Rechnungen herunter und geben Sie sie an Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater weiter. Gängige Programme wie DATEV, Lexware Office oder sevDesk erkennen die E-Rechnung automatisch und übernehmen die Daten.

Welche Rechnungen sind E-Rechnungen?

Als E-Rechnung erhalten Sie:

• Tarifkosten: Shopgebühren, Speicherplatz und Zusatzleistungen wie White Label oder Domainhosting
• Bestellkosten: unsere Kosten zu Ihren Verkäufen, etwa für Fotoprodukte, Servicegebühr und Versand

Als normales PDF erhalten Sie:

• Gutschriften, die wir in Ihrem Namen ausstellen
• Rechnungen in Schweizer Franken
• Rechnungen an Empfänger außerhalb Deutschlands, denn die E-Rechnungspflicht gilt nur im Inland
• stornierte Rechnungen

Ist eine Rechnung bereits mit Ihrem Guthaben verrechnet oder bezahlt, steht das auch in der E-Rechnung. Ihr Buchhaltungsprogramm sieht dann keinen offenen Betrag mehr.

Was Sie prüfen sollten

In die E-Rechnung übernehmen wir Ihre Angaben aus Meine Daten: Firmenname, Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID. Bitte halten Sie diese Angaben aktuell, denn Änderungen gelten jeweils für künftige Rechnungen. Eine Umsatzsteuer-ID übernehmen wir nur, wenn sie formal gültig ist (zum Beispiel DE123456789).

Und die Rechnungen an meine Kund*innen?

Die E-Rechnung betrifft nur die Rechnungen, die Pictrs Ihnen stellt. Die Rechnungen, die Ihre Kund*innen über Ihren Shop erhalten, sind normale PDF-Rechnungen. Ihre Kund*innen sind in der Regel Privatpersonen, für die keine E-Rechnungspflicht gilt. Ob Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen, etwa bei Aufträgen von Unternehmen, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.